Informace o zpracování osobních údajů v programu Moje Riegger Plus

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je Auto - Moto Riegger s.r.o., IČO 27190579, DIČ CZ27190579, se sídlem Litoměřická 575/4, 190 00 Praha 9 – Prosek, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 103186 (dále jen „Správce“).

Kontaktní e-mail pro otázky, žádosti a uplatnění práv v oblasti osobních údajů je helpdesk@riegger.cz.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Pokud se tato skutečnost změní, budou kontaktní údaje pověřence doplněny do aktuální verze tohoto dokumentu.

2. Koho se informace týká

Tyto informace se vztahují zejména na registrované uživatele zákaznického portálu Moje Riegger Plus, zájemce o registraci, členy programu, zákazníky spojené s evidovaným vozidlem a osoby, které prostřednictvím portálu komunikují se Správcem.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Podle využívaných funkcí můžeme zpracovávat zejména:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, interní identifikátor zákazníka a uživatelského účtu;
• kontaktní údaje: e-mail, telefon, adresa a stav ověření kontaktů;
• přihlašovací a bezpečnostní údaje: bezpečně uložený otisk hesla, identifikátory relací, IP adresa, údaje o prohlížeči, datum a čas přihlášení a bezpečnostní či auditní záznamy;
• údaje o vozidle: VIN, registrační značka, značka, model, servisní a technické údaje, údaje o STK, asistenci, Suzuki Connect a Suzuki Guarantee Pro, pokud jsou dostupné;
• údaje o členství: stav členství, jeho platnost, automatické obnovení, historie změn a poskytnuté členské funkce;
• platební a účetní údaje: částka, měna, stav a způsob platby, číslo objednávky, identifikátor platby u poskytovatele platební brány a údaje nezbytné pro účetní a daňovou evidenci; Správce standardně neukládá úplné údaje platební karty;
• údaje o servisních požadavcích: požadovaný a potvrzený termín, druh požadavku, poznámka, změny termínu, stav, důvod zamítnutí a související komunikace;
• komunikační údaje: odeslané provozní e-maily a SMS, informace o doručení, reklamace, dotazy a komunikace s podporou;
• technické údaje o používání portálu nezbytné pro jeho provoz, zabezpečení a diagnostiku;
• údaje, které nám uživatel dobrovolně sdělí v poznámce, požadavku nebo komunikaci.

Žádáme uživatele, aby do volných textových polí nevkládali zvláštní kategorie osobních údajů ani údaje jiných osob, pokud to není nezbytné.

4. Účely a právní základy zpracování

4.1 Registrace, ověření kontaktů a správa účtu

Údaje zpracováváme za účelem vytvoření a správy účtu, ověření e-mailu a telefonu, přihlášení, zabezpečení účtu a zpřístupnění portálu. Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Bez povinných údajů nelze registraci a účet řádně zřídit a provozovat.

4.2 Poskytování členství Moje Riegger Plus

Údaje zpracováváme pro vedení členství, jeho bezplatného období, aktivace, obnovy, omezení a ukončení a pro poskytování dostupných členských funkcí. Právním základem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

4.3 Platby, účetnictví a plnění právních povinností

Platební údaje zpracováváme pro zahájení a kontrolu online platby, evidenci osobní platby v autoservisu, správu pohledávek, vystavení účetních dokladů a plnění daňových a účetních povinností. Právním základem je plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

4.4 Propojení uživatele s vozidlem a import údajů

Údaje z portálu a interních systémů včetně systému Vario porovnáváme a propojujeme s vozidlem, aby bylo možné zobrazit správné vozidlo a související služby. Právním základem je plnění smlouvy a oprávněný zájem Správce na správné a jednotné zákaznické evidenci podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Ověřené kontaktní údaje, které uživatel spravuje v profilu portálu, mají pro komunikaci v rámci portálu přednost před kontaktními údaji importovanými z jiných systémů. Změněný e-mail nebo telefon nahradí původní hodnotu až po úspěšném ověření.

4.5 Servisní požadavky a související komunikace

Údaje zpracováváme pro přijetí servisního požadavku, posouzení kapacity, potvrzení, odmítnutí nebo přeplánování termínu a navazující komunikaci. Právním základem je provedení opatření na žádost zákazníka před uzavřením servisní zakázky, případně plnění související smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

4.6 Provozní a servisní oznámení

E-mail, telefon a údaje o vozidle používáme k odesílání potvrzení, změn termínu, výzev k platbě, bezpečnostních upozornění a dostupných servisních připomínek. Jde o komunikaci nezbytnou pro plnění smlouvy nebo opatření na žádost uživatele podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Některá nepovinná upozornění můžeme zasílat na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud nad tímto zájmem nepřevažují práva uživatele.

4.7 Zabezpečení, prevence zneužití a ochrana právních nároků

Technické, přístupové a auditní údaje zpracováváme pro ochranu portálu, uživatelů a Správce, odhalování incidentů, prevenci zneužití a doložení uskutečněných operací. Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a případně splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

4.8 Vyřizování žádostí, reklamací a sporů

Údaje zpracováváme pro vyřízení požadavku, reklamace, uplatněného práva a pro vznik, výkon nebo obhajobu právních nároků. Právním základem je plnění smlouvy, právní povinnost a oprávněný zájem Správce podle okolností konkrétního případu.

4.9 Obchodní sdělení

Provozní zprávy související s účtem, členstvím, platbou nebo servisním požadavkem nejsou obchodním sdělením. Marketingová sdělení budeme zasílat pouze v souladu s právními předpisy. Proti zpracování pro přímý marketing lze kdykoli vznést námitku a každé elektronické obchodní sdělení bude obsahovat jednoduchou možnost odhlášení.

5. Odkud údaje získáváme

Údaje získáváme:

• přímo od uživatele při registraci, správě profilu, platbě, zadání servisního požadavku a komunikaci;
• z interních zákaznických, servisních, účetních a vozidlových evidencí Správce, zejména ze systému Vario;
• od poskytovatele platební brány o průběhu a výsledku platby;
• od poskytovatelů e-mailových a SMS služeb v rozsahu informace o odeslání nebo doručení;
• od výrobců, importérů nebo poskytovatelů souvisejících vozidlových služeb, pokud je předání oprávněné a potřebné pro zobrazení služby;
• automaticky při používání portálu, zejména v podobě bezpečnostních a provozních záznamů.

Pokud údaje nebyly získány přímo od uživatele, poskytujeme tuto informaci také podle čl. 14 GDPR.

6. Příjemci a zpracovatelé

K osobním údajům mohou v nezbytném rozsahu získat přístup:

• oprávnění zaměstnanci Správce a smluvní servisní pracovníci;
• poskytovatel platební brány GoPay jako samostatný správce nebo zpracovatel podle povahy konkrétní operace;
• společnost OBSIDIAN, s.r.o., IČO 26713489, DIČ CZ26713489, se sídlem Mánesova 866/23, 120 00 Praha 2, kontaktní e-mail podpora@w2hosting.cz, jako provozovatel služby w2hosting.cz a poskytovatel hostingu, serverové infrastruktury a SMTP služby pro odesílání e-mailů;
• společnost ProfiSMS s.r.o., IČO 03676307, provozující službu smsbrana.cz, jako poskytovatel služby pro odesílání a doručování SMS;
• dodavatelé zákaznického, ekonomického a servisního informačního systému;
• účetní, daňoví a právní poradci, auditoři a pojišťovny;
• orgány veřejné moci, pokud předání ukládá nebo umožňuje právní předpis;
• výrobce, importér nebo poskytovatel související služby, je-li to nezbytné pro vyřízení konkrétního požadavku nebo zpřístupnění služby.

Se zpracovateli uzavíráme odpovídající smlouvy a přístup omezujeme na údaje potřebné pro danou službu.

7. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Správce usiluje o zpracování údajů v Evropském hospodářském prostoru. Pokud některý dodavatel předává údaje do třetí země, uskuteční se předání pouze při splnění podmínek kapitoly V GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiné zákonné záruky. Informace o konkrétní záruce poskytne Správce na žádost.

8. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu potřebnou pro daný účel, zejména:

• nedokončenou registraci a neověřené kontaktní změny po dobu nezbytnou k dokončení ověření, nejdéle 30 dnů, není-li nutné krátkodobé uchování pro zabezpečení;
• údaje aktivního účtu a členství po dobu jeho trvání;
• profil a historii portálu po dobu trvání účtu; po jeho zrušení údaje vymažeme nebo anonymizujeme, s výjimkou údajů potřebných pro jiné trvající účely;
• smluvní, servisní a reklamační údaje zpravidla po dobu trvání vztahu a následně 3 roky, případně déle, pokud běží řízení nebo je to nezbytné pro právní nárok;
• účetní a daňové doklady po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zpravidla 10 let;
• údaje o platbě v rozsahu nezbytném pro účetnictví, reklamaci platby a ochranu právních nároků;
• přihlašovací relace nejdéle po dobu jejich platnosti; běžné bezpečnostní a provozní záznamy zpravidla 12 měsíců, při bezpečnostním incidentu po dobu jeho vyšetření a ochrany právních nároků;
• komunikaci a žádosti o výkon práv po dobu potřebnou k vyřízení a následně zpravidla 3 roky pro doložení splnění povinnosti;
• doklad o přijetí konkrétní verze VOP a seznámení s touto informací po dobu smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků.

Je-li pro konkrétní údaj stanovena zákonná archivační doba, použije se tato doba. Po jejím uplynutí údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme.

9. Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro uživatele mělo právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo. Automaticky mohou probíhat technické úkony, například ověření kontaktu, změna stavu členství podle platnosti, odeslání výzvy k platbě nebo zrušení nepotvrzeného navrženého servisního termínu po uplynutí stanovené lhůty. Pravidla těchto úkonů vyplývají ze smlouvy a VOP.

10. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí údajů označených jako povinné je smluvním požadavkem. Bez nich nelze založit a zabezpečit účet, propojit vozidlo, spravovat členství nebo vyřídit požadovanou službu. Poskytnutí údajů ve volitelných polích je dobrovolné.

11. Práva uživatele

Za podmínek GDPR má uživatel právo:

• získat potvrzení, zda jsou jeho údaje zpracovávány, a právo na přístup k nim;
• požadovat opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů;
• požadovat výmaz údajů, pokud již nejsou potřebné nebo je splněn jiný zákonný důvod;
• požadovat omezení zpracování;
• získat údaje v přenositelném formátu, je-li zpracování založeno na smlouvě nebo souhlasu a probíhá automatizovaně;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, vždy včetně přímého marketingu;
• odvolat souhlas, pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu; odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování;
• nebýt předmětem nepřípustného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování;
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Práva lze uplatnit na helpdesk@riegger.cz. Před vyřízením můžeme přiměřeně ověřit totožnost žadatele. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Některá práva nejsou absolutní a jejich uplatnění může být omezeno zákonnou povinností nebo ochranou právních nároků.

12. Zabezpečení osobních údajů

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupových oprávnění, ověřování kontaktů, bezpečné ukládání hesel, zabezpečený přenos, auditní záznamy, zálohování, aktualizace systémů a omezení přístupu zaměstnanců a dodavatelů podle jejich role. Žádný systém však nelze považovat za absolutně bezpečný; podezření na zneužití účtu oznamte neprodleně na helpdesk@riegger.cz.

13. Cookies a místní úložiště

Portál používá technicky nezbytné cookies nebo obdobné úložiště pro přihlášení, zachování relace, bezpečnost a ochranu formulářů. Tyto prostředky jsou nezbytné pro fungování služby. Pokud budou zavedeny analytické nebo marketingové cookies, budou použity pouze po poskytnutí odpovídající informace a tam, kde je to vyžadováno, po udělení souhlasu prostřednictvím nastavení cookies.

14. Změny této informace

Aktuální verze je vždy dostupná na webu a v profilu zákaznického portálu. Podstatné změny oznámíme na ověřený registrovaný e-mail. Před zahájením zpracování pro nový neslučitelný účel poskytneme příslušné informace a vyžádáme souhlas, pokud jej právní předpis vyžaduje.

15. Účinnost

Tato informace nabývá účinnosti dnem uvedeným u publikované verze.